Résumé : Les charges récupérables sont les dépenses que vous avancez comme bailleur puis refacturez au locataire, dans la limite stricte de la liste fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elles couvrent l’eau, le chauffage collectif, l’ascenseur, l’entretien des parties communes et certaines taxes. Toute dépense absente de cette liste reste à votre charge.
Un décompte mal ficelé, et la régularisation annuelle tourne au conflit. Chaque année, de nombreux bailleurs découvrent qu’ils ont refacturé des dépenses qu’ils n’avaient pas le droit d’imputer, ou qu’ils ont oublié d’en récupérer d’autres. Savoir distinguer les charges refacturables au locataire des dépenses qui restent les vôtres est une compétence de base, au même titre que la gestion des dégradations locataire ou du dépôt de garantie.
Le cadre est pourtant clair et stable. Selon le ministère de l’Économie, les charges imputables au locataire sont dites locatives ou récupérables, et leur périmètre est fixé par décret. Reste à connaître la liste exacte, les règles de régularisation et les pièges qui coûtent cher.
Charges récupérables : définition et cadre légal
Comprendre le mécanisme des charges récupérables locataire évite bien des tensions. Concrètement, vous réglez d’abord ces dépenses au syndic ou aux fournisseurs, puis vous en demandez le remboursement à votre locataire, parce qu’elles correspondent à des services dont il profite directement.
Le socle juridique repose sur l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et sur le décret n°87-713 du 26 août 1987. Selon l’ANIL, ces dépenses se répartissent en trois grandes familles : les frais liés aux services et à l’usage de l’immeuble (eau, énergie, ascenseur, chauffage collectif), les dépenses d’entretien et de petites réparations des parties communes, et les taxes locatives correspondant à des services dont bénéficie le locataire, comme l’enlèvement des ordures ménagères.
Le point essentiel : cette liste est limitative. Seules les dépenses qui y figurent peuvent être facturées. Tout le reste, quelles que soient les clauses insérées dans le bail, demeure à votre charge.
La liste des charges récupérables fixées par le décret de 1987
Le décret organise les charges locatives par nature. Les postes que vous pouvez refacturer se regroupent ainsi :
- Ascenseur et monte-charge : électricité de fonctionnement, entretien courant sous contrat, menues réparations comme le changement d’un bouton d’appel ou d’un fusible.
- Eau et chauffage collectif : eau froide et chaude des occupants, eau d’entretien des parties communes, énergie de chauffage, produits de traitement, réparation des fuites, exploitation des compteurs.
- Parties communes intérieures : électricité, produits d’entretien, frais de personnel de nettoyage, entretien de la minuterie et des tapis.
- Espaces extérieurs : entretien des espaces verts, désherbage, arrosage, exploitation des aires de stationnement et des voies de circulation.
- Hygiène : sacs et produits de désinsectisation, entretien des conteneurs à ordures, élimination des rejets.
- Taxes et redevances : TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères), taxe de balayage, redevance d’assainissement.
Une partie de la rémunération du gardien peut également être répercutée. La quote-part récupérable atteint 75 % lorsqu’il assure à la fois le nettoyage et la sortie des poubelles, et 40 % s’il n’exécute qu’une seule de ces tâches.
Ce qui reste à la charge du propriétaire
À l’inverse, une longue série de dépenses ne peut jamais être imputée au locataire. C’est le miroir de la liste limitative : ce qui relève de la structure, de la vétusté ou de la gestion du bien vous incombe.
Restent notamment à votre charge les gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de la chaudière ou d’un ascenseur), les honoraires du syndic, la taxe foncière (minorée de la seule TEOM récupérable), les primes d’assurance de l’immeuble, ainsi que les frais d’établissement des quittances. La part du salaire du gardien qui dépasse les seuils récupérables reste aussi la vôtre.
Cette frontière peut vite devenir technique, surtout lorsque vous gérez plusieurs lots. Pour les propriétaires de Savoie et de Haute-Savoie, nous proposons une gestion locative en Savoie qui sécurise ce partage des dépenses et évite les erreurs de refacturation.
Provision ou forfait : comment facturer les charges
Le mode de facturation dépend du type de bail. En location vide, la règle est le paiement par provisions sur charges : le locataire verse chaque mois un acompte, régularisé une fois par an selon les dépenses réelles.
En location meublée, vous avez le choix. Soit le régime des provisions avec régularisation annuelle, identique à la location vide, soit un forfait de charges dont le montant est fixé au bail. Attention : le forfait n’ouvre droit à aucune régularisation. Si les dépenses réelles dépassent l’estimation, vous ne pourrez pas réclamer le complément. Le montant doit donc être calibré avec soin et ne pas être disproportionné par rapport aux charges antérieures.
Sur la quittance, le loyer et la provision doivent toujours apparaître de façon distincte. Cette transparence protège les deux parties en cas de désaccord.
La régularisation annuelle : une obligation à ne pas négliger
La régularisation annuelle consiste à comparer les provisions encaissées aux dépenses réelles de la période, puis à réclamer un complément ou à rembourser le trop-perçu. Elle est obligatoire pour tout bail à provisions et doit intervenir au moins une fois par an.
Vos obligations sont précises. D’après la fiche de l’ADIL de Paris, vous devez adresser au locataire un décompte par nature de charges, préciser le mode de répartition dans les immeubles en copropriété, et tenir les justificatifs à disposition pendant six mois. Ce décompte se transmet un mois avant la régularisation.
Deux garde-fous encadrent les délais. Si la régularisation n’est pas faite avant la fin de l’année civile suivant l’exigibilité des charges, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur douze mois. Et l’action en paiement se prescrit par trois ans : au-delà, vous ne pouvez plus réclamer les arriérés.
Litiges et erreurs à éviter : le piège de la liste limitative
La principale source de contentieux tient à la tentation d’élargir la liste. Or les tribunaux se montrent stricts. Dans une décision de 2007, la Cour de cassation a rappelé que des frais non spécifiquement visés par le décret, comme le débouchage des égouts, ne peuvent pas être récupérés sur le locataire.
Autre point à retenir : une clause du bail qui prévoit la refacturation d’une charge non listée est réputée nulle. Vous ne pouvez donc pas contourner le décret par une simple mention contractuelle. Un décompte gonflé expose à une contestation, voire à un remboursement rétroactif sur trois ans.
Un locataire qui refuse de régler des charges pourtant justifiées s’expose en revanche à la résiliation du bail. Cette situation rejoint souvent la question plus large du loyer impayé et recours propriétaire, où la rigueur du décompte et des justificatifs devient déterminante devant le juge.
L’essentiel à retenir pour vos charges en France
En France, la logique des charges récupérables tient en une phrase : vous ne pouvez refacturer que ce que le décret de 1987 autorise, ni plus, ni moins. Établissez chaque année un décompte clair, conservez vos justificatifs six mois, respectez le délai de prescription de trois ans, et ne cédez jamais à la tentation d’ajouter des postes hors liste. Cette discipline transforme un sujet source de conflits en simple formalité administrative, et préserve une relation de confiance avec votre locataire.
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Calculer les provisions, ventiler chaque poste, boucler la régularisation dans les délais : la gestion des charges demande du temps et de la précision. Si vlouez un bien en Savoie ou en Haute-Savoie, déléguer cette mécanique vous libère des erreurs de refacturation et des litiges qui en découlent.
Nos équipes locales encaissent les loyers, éditent les quittances détaillées, pilotent la régularisation annuelle et vous adressent un reporting mensuel via votre espace mandant, avec des honoraires annoncés comme transparents. Pour confier votre bien et suivre chaque euro en toute clarté, vous pouvez demander une gestion locative complète.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre charges récupérables et charges déductibles ?
Les charges récupérables sont des dépenses que vous avancez et refacturez au locataire, comme l’eau ou l’entretien des parties communes. Les charges déductibles, elles, se soustraient de vos revenus fonciers, par exemple les frais de gestion ou les primes d’assurance. Les deux notions ne concernent donc pas le même bénéficiaire.
La taxe foncière est-elle récupérable auprès du locataire ?
Non, la taxe foncière reste à la charge du propriétaire. Seule la part correspondant à la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) peut être refacturée au locataire. Les frais de gestion ou les majorations de retard ajoutés par l’administration ne sont jamais récupérables.
Que se passe-t-il si je n’ai pas régularisé les charges depuis plusieurs années ?
Vous pouvez réclamer les charges dans la limite de trois ans à compter de leur exigibilité, au-delà l’action est prescrite. Si la régularisation intervient tardivement, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur douze mois. Mieux vaut donc régulariser chaque année sans exception.
Puis-je facturer un forfait de charges en location vide ?
Non, le forfait n’est autorisé qu’en location meublée. En location vide, le régime des provisions avec régularisation annuelle s’impose. Le forfait, lui, ne donne droit à aucune régularisation, donc à aucun rattrapage si les dépenses réelles dépassent l’estimation.
Comment être sûr de ne refacturer que les bonnes charges ?
Vérifiez systématiquement que chaque poste figure dans le décret n°87-713 et appuyez-vous sur le décompte du syndic. Un contrôle rigoureux des justificatifs évite les contestations. En déléguant votre gestion locative à notre équipe, vous confiez cette ventilation à des professionnels qui sécurisent chaque régularisation.
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